診所耗材管理怎麼做？從 Excel 到系統的 5 個步驟
藥品、針劑、敷料、檢驗試劑、手套口罩……不論西醫、牙醫、中醫、復健或醫美，一間診所常用的耗材動輒上百項。要用時才發現缺貨、整盒放到過期才發現，是很多診所的日常。這篇整理 5 個步驟，不管你現在用紙本、Excel 還是系統，都能照著做。
為什麼診所耗材總是管不好？
- 品項多又雜：同一種材料有不同規格、不同廠商，名稱各記各的。
- 效期短：部分材料與藥品有效期限，一不注意就過期。
- 很多人在拿：醫師、跟診助理、櫃台都會領用，沒人記錄就對不起來。
- 叫貨靠記憶：「好像快沒了」只存在某位資深助理的腦袋裡，她休假就沒人知道。
步驟 1：建立一份統一的品項清單
先把診所所有耗材列成一張表，每一項至少記錄：品名、規格、單位、放在哪一櫃、供應商、單價。最重要的是命名統一，例如固定用「品名＋規格」的格式，避免同一樣東西在表上出現兩三種名字。
步驟 2：設定每一項的安全庫存
安全庫存就是「低於這個數量就該叫貨」的那條線。簡單的估算方式：
安全庫存 ≈ 每天平均用量 × 廠商交貨天數 ＋ 緩衝量
例如某項材料每天大約用 2 個，廠商下單後 5 天到貨，再多留 3 天的緩衝：2 × 5 ＋ 2 × 3 ＝ 16 個。庫存低於 16 個就該下單。用量變化大的品項，每季回頭調整一次。
步驟 3：效期管理，先到期的先用
- 入庫時記下批號與效期，同一品項不同批要分開記。
- 先到期先出（FEFO）：擺放時把快到期的放前面，領用時先拿。
- 每週固定檢查一次未來 30 天內到期的品項，該先用的先用，可退換的及早聯絡廠商。
步驟 4：領用一定要留紀錄
不記錄領用，庫存數字永遠對不起來。降低記錄負擔的方法是把常用組合設成「套組」：例如換藥、注射、洗牙、術前準備各自固定會用到哪些耗材，領用時選套組、確認數量就好，不用一樣一樣登記。
植入物、高價醫材這類品項，建議另外記下批號與病歷號。萬一廠商公告召回，才查得到用在哪些病患身上。
步驟 5：分級盤點，不用每次全盤
全部品項每月盤一次很累，可以依金額與重要性分級：
| 等級 | 品項例子 | 建議盤點頻率 |
|---|---|---|
| A 級（高價、重要） | 植入物、高價藥品與醫材 | 每週 |
| B 級（常用） | 常用針劑、敷料、檢驗試劑 | 每月 |
| C 級（低價消耗品） | 手套、口罩、紗布、棉棒 | 每季 |
Excel 夠用嗎？什麼時候該換系統？
| Excel | 庫存管理系統 | |
|---|---|---|
| 費用 | 免費 | 需付費 |
| 多人同時使用 | 容易覆蓋、版本混亂 | 即時同步 |
| 快缺貨、快過期提醒 | 要自己記得去看 | 自動提醒 |
| 領用紀錄 | 常常漏記 | 掃碼或選套組即可 |
| 適合 | 品項少、1～2 人管理 | 品項多、多人領用 |
如果診所品項在幾十項以內、只有一位固定的人在管，Excel 就很夠用。品項超過上百項、或常常發生「不知道誰拿走了」，就是考慮換系統的時候。
