診所行政工作清單：每日、每週、每月該做的事（附勞健保與健保申報期限）

Olimedi 奧里醫療資訊　·　2026 年 10 月 29 日

「月底又忘了哪一件？」診所行政工作很雜，櫃檯、排班、耗材、薪資、申報全擠在同一兩個人身上。這篇把醫療院所行政人員常見的工作，依每日、每週、每月、每年整理成一份清單，並附上勞健保與健保申報的官方期限，可以直接印出來貼在櫃檯後面用。

診所行政工作清單該怎麼列？醫療院所的行政人員常常同時負責櫃檯、排班、耗材、薪資與各種申報，事情不難，難在「多又分散」，一忙就漏。不論西醫、牙醫、中醫、復健科或醫美，最實用的做法是把工作依每日、每週、每月、每年拆開，有期限的申報另外標出日期，交接時也比較不會斷線。

診所行政工作清單怎麼分？先依「頻率」和「期限」拆開

建議把行政工作分成兩類：

例行工作：沒有法定期限，但不做會累積問題，例如日結對帳、耗材補貨、效期檢查。
有期限的申報：健保醫療費用申報、勞健保加退保、保險費繳納等，晚了可能被退件或加徵滯納金，要寫上日期。

下面的清單是通用範例，請依院所規模、科別與分工自行增減；同一件事最好指定一位負責人與一位代理人。

每日該做的事：開診前、看診中、關門後

時段	工作項目	小提醒
開診前	確認今日班表與到班人員、檢查掛號與預約名單	有人請假或調班，先確認代班人選與紀錄
開診前	檢查診間常用耗材是否補齊、設備是否正常	冷藏藥品或試劑可記錄冰箱溫度
看診中	掛號、收費、預約、電話與訊息回覆	改約、取消一併登記，方便統計爽約率
看診中	耗材領用登記	領用有紀錄，月底盤點才對得起來
關門後	日結：現金、刷卡、行動支付與帳上金額核對	差額當天查，隔天就很難追
關門後	確認員工打卡、忘打卡補登	補登要有原因與主管確認

每週該做的事：補貨、效期與下週班表

耗材補貨：對照安全庫存，低於水位的品項列入請購。叫貨與庫存的整體做法可參考診所耗材管理怎麼做？從 Excel 到系統的 5 個步驟。
效期檢查：先看 3 個月內到期的品項，放到前排優先使用，或與廠商討論換貨。
下週班表確認：檢查請假、調班後的人力是否足夠，以及例假、休息日有沒有被排掉。
設備與環境：定期保養、清潔紀錄是否有人簽名。
待辦追蹤：病患回電、廠商報價、維修單是否已結案。

每月該做的事有哪些？出勤、薪資與申報

月初到月底是行政工作最集中的時候，建議依日期排成固定流程：

時間	工作項目	依據或說明
月初	上月出勤結算：遲到、請假、加班、特休使用	出勤紀錄要逐日記載到分鐘
月初	計算薪資、製作工資清冊與薪資明細	勞動部提醒雇主應置備工資清冊，並提供工資各項目計算方式明細
次月 20 日前	申報上月健保醫療費用	依健保醫療費用申報與核付及醫療服務審查辦法第 4 條；採電子資料申報者可分 1–15 日、16 日–月底兩段申報
收到繳款單後	繳納勞保、就保、職保保險費	勞保局計算每月保險費後，於次月 25 日前寄送繳款單，投保單位於該月底前繳納（例如 9 月份保費，10 月 25 日前寄單、10 月底前繳）；另有 15 日寬限期，超過寬限期會加徵滯納金
收到繳款單後	繳納勞工退休金、健保保險費	依勞保局、健保署繳款單上的期限繳納
月中至月底	耗材盤點、與廠商對帳	盤點方法可用 ABC 分級，先盤高價與用量大的品項
月底前	公告下個月班表	公告期限由院所自訂並寫清楚，公告後變更要經員工同意

班表公告與變更流程，可以參考診所排班表要提前幾天公告？班表變更通知與紀錄保存；盤點的分級方法可參考診所庫存盤點怎麼做？ABC 分級盤點法。

員工到職、離職當天，行政要辦哪些事？

人員異動不是每月固定發生，但期限最短，最容易漏：

項目	期限	來源
勞保、就保、職保加保／退保	到職、離職當日申報；當日適逢放假日，可於放假後第 1 個工作日申報	勞動部、勞保局
勞工退休金開始提繳	到職 7 日內申報（勞保局填表說明）	勞保局
健保投保、退保（含轉入、轉出）	3 日內填具申報表送交保險人	全民健康保險法施行細則第 29 條、第 35 條

勞保局也提供網路申報（e 化服務系統），到職日遇到假日時特別方便。建議把「到職當天要交的資料」做成一張固定清單，新人第一天就收齊。

每年該做的事：投保薪資、特休與年度申報

投保薪資調整：勞保局說明，員工薪資在 2 月至 7 月間變動的，應於當年 8 月底前申報調整；8 月至次年 1 月變動的，應於次年 2 月底前申報調整。調薪後記得一起檢查。
特休年度結算：依院所採用的週年制或曆年制，在年度終結時確認每位員工的未休天數與工資處理，計算方式可參考診所特休怎麼算？。
管制藥品年度申報（如有）：食藥署公告提醒，領有管制藥品登記證的機構，應於每年 1 月 31 日前申報前一年 1 月 1 日至 12 月 31 日的管制藥品收支結存情形。
證照與合約到期日：醫事人員執業執照、設備保養合約、租約、廠商合約，建議集中列一張到期日表，提前 1–2 個月提醒。
年度盤點與報廢：年底做一次全面盤點，過期與損壞品項依院所規定報廢並留紀錄。

紀錄要保存多久？

勞保局說明，投保單位應備置勞工名冊、出勤工作紀錄及薪資帳冊，並自被保險人離職之日起保存 5 年。實務上，班表、調班單、請假單和出勤紀錄可以按月份放在同一個資料夾，查詢時最快。

診所行政檢查表（可直接套用）

每日：班表與到班確認、耗材補齊、領用登記、日結對帳、打卡確認。
每週：補貨請購、效期檢查、下週人力確認、設備保養簽名、待辦追蹤。
每月：出勤結算、薪資與工資清冊、次月 20 日前健保醫療費用申報、勞健保與勞退繳費、盤點對帳、下月班表公告。
人員異動：勞保當日、勞退 7 日內、健保 3 日內。
每年：投保薪資調整（8 月底、2 月底）、特休結算、管制藥品申報（如有）、證照合約到期、年度盤點。

清單排好之後，最花時間的通常是「出勤結算」和「耗材盤點」兩項。還在用 Excel 的院所，可以先用免費的排班表、耗材盤點表與特休計算表範本把格式統一；人數或品項多的院所，也可以評估 Oli 考勤管理系統這類工具，讓打卡、請假與班表資料直接匯整成月報。

常見問題

小診所只有一位行政人員，清單做得完嗎？

可以先挑「有期限的申報」與「每日日結」兩類固定下來，其他項目改成每週固定半小時集中處理。有些工作也能分給護理或助理人員，例如耗材領用登記與效期檢查。

健保醫療費用一定要等到月底才申報嗎？

依審查辦法第 4 條，當月份案件應於次月 20 日前申報；採電子資料申報者，可以分 1 日至 15 日、16 日至月底兩段申報。實際作業請以健保署公告與分區業務組通知為準。

員工週六到職，勞保來不及當天加保怎麼辦？

依勞動部說明，到職當日適逢放假日，可於放假後第 1 個工作日填具加保申報表並檢附到職證明，也可以透過勞保局網路系統在當天申報。

本文為一般性說明，不構成法律意見。各項申報期限與規定請以勞動部、勞動部勞工保險局、衛生福利部、中央健康保險署、食品藥物管理署及地方主管機關最新公告為準；個案疑問可洽勞保局、健保署或勞工諮詢專線 1955。

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